De informatiemaatschappij ontwikkelt zich snel. Voortgedreven door de nog steeds snelle ontwikkeling van de informatietechnologie. Zoals bekend bestaan informatiesystemen uit vijf componenten te weten: hardware, software, gegevens, gebruikers en procedures. Deze vijf moeten onderling goed op elkaar worden afgestemd.
Binnen organisaties is dat een hele opgave. Als de informatiemaatschappij wordt gezien als één groot informatiesysteem, dan is het welhaast een onmogelijke opgave. Het Facebookschandaal laat zien, dat veel gebruikers nog niet erg vertrouwd zijn met het omgaan met gegevens. Maar de informatietechnologie zal alleen maar meer gegevens blijven verzamelen. Het contrast tussen de maatschappij gebaseerd op informatie op papier en de informatiemaatschappij gebaseerd op digitale informatie is groot. De mensheid heeft er eeuwen over gedaan om papier tot in detail onder de knie te krijgen. Van de kwaliteit van papier tot archiefsystemen. En dan nog komt het voor dat we “een bonnetje kwijt zijn”.
Hoe organiseren wij dan een goed antwoord op de vraag hoe digitale informatie dertig jaar te bewaren en na dertig jaar toegankelijk te houden? Daarvoor kunnen we het best kijken naar de eerder genoemde vijf onderdelen van een informatiesysteem.
Het is onvoorstelbaar, maar chips verdubbelen nog iedere twee jaar hun capaciteit. Dit is lang voor onmogelijk gehouden vanwege begrenzingen van natuurkundige aard, zoals fysieke ruimte- en warmteontwikkeling. Maar het Nederlandse bedrijf ASML heeft een nieuwe productietechniek ontwikkeld, waardoor deze exponentiële groei nog twintig jaar kan doorgaan. Een chip wordt kleiner dan een speldeknop en kan miljarden schakelingen bevatten. De opslag van enorme hoeveelheden data zal, mede door bovengenoemde ontwikkeling, alleen maar toenemen. Door de schaalgrootte kost opslag van data bijna niets meer.
Aan hardware heb je niets zonder software. Software is de pendant van hardware. Dus als hardware zich ontwikkelt, zal de software daarop moeten worden aangepast. En de hardware zal zich nog lange tijd blijven ontwikkelen. Software zal ook moeten worden aangepast aan de ontwikkelingen op juridisch en maatschappelijk gebied, zoals voortschrijdende inzichten. Dit alles betekent dat software veroudert. En sterker nog, dat de levensduur waarschijnlijk bekort wordt. Dit heeft consequenties voor de bewaartermijn van digitaal vastgelegde informatie. En niet zozeer voor het bewaren zelf, maar vooral voor de bruikbaarheid van de data na dertig jaar. Dit roept vragen op over de bewaring van de software waarmee de informatie is vastgelegd. En misschien zelfs over de broncode van de software. Hier wordt geen probleem verzonnen. Een bewaartermijn van dertig jaar is heel gebruikelijk voor digitale informatie van grote investeringsprojecten. Denkt u aan windmolenparken. Ook bij publieke private projecten is een bewaartermijn van dertig jaar voor alle digitale bouwtekeningen een termijn die voorgeschreven wordt.
Er zijn bijna geen gegevens waar geen bewaarplichten op rusten. Maar nu ontstaat er een nieuwe behoefte. Bijvoorbeeld de behoefte om een investering te beschermen. De bewaarplicht gaat uit van het gegeven, dat er een deskundige partij is die op grond van wet- en regelgeving mag en kan controleren. Bovendien is goed omschreven wat onder een geldende wettelijke bewaarplicht valt. Bij de behoefte om een investering te beschermen komen veel vragen naar boven over het gebruik en de gebruikers.
De menselijke factor vormt een belangrijk onderdeel van een informatiesysteem. Het is heel aannemelijk dat de meeste betrokkenen bij een project, waarvan de gegevens nu worden vastgelegd, er over dertig jaar niet meer bij betrokken zijn. Er zal ongetwijfeld veel praktische kennis van gebruikers verloren gaan. Of dit ernstig is, zal van geval tot geval verschillen. Het is een factor waarmee rekening moet worden gehouden. Al was het maar dat handleidingen, die nu bijna niet meer ingekeken worden, over dertig jaar dringend nodig kunnen zijn.
Gebruikers van informatiesystemen zijn gewend aan procedures op verschillende manieren. Sommige zijn in het systeem geïntegreerd, andere lijken meer op werkafspraken. In het kader van dit artikel is het natuurlijk de vraag: Wat is het effect van de hele set procedures op het gebruik van de bewaarde data (en software). Worden deze nog wel volledig mee gedeponeerd?